3 ARCHIVOS

blog del Taller de Empleo Conservación y Archivo del Patrimonio Fotográfico

Características generales

Estructura de base de datos flexible

Para crear una base de datos debe definir una estructura, que es una lista de campos y configuraciones que determinan como operará la base de datos. Una base de datos tiene las siguientes características:

  • Campos de extensión variable. No tiene que definir nunca la extensión de un campo. Un campo puede contener cualquier número de caracteres: una propuesta de 50 páginas, un diagnóstico de 1000 palabras, o una frase breve.
  • Múltiples (repetidas) entradas en un campo. Los campos incluyen no sólo una entrada sino varias. Por ejemplo, puede poner los nombres de diversos autores en un campo y que sea posible buscar, dar formato y manipular cada nombre de forma independiente. Ésta es una alternativa a las bases de datos convencionales que requieren un campo separado para cada entrada.
  • Enlaces similares a las bases de datos relacionales. Puede almacenar información común en una base de datos y acceder a ella desde otras bases. Por ejemplo, puede almacenar nombres y direcciones en una base de datos y buscar, visualizar, imprimir y editar en ella desde otra base. Esto reduce el tiempo necesario para entrar y editar datos y elimina la información redundante.
  • Posibilidad de realizar cambios. No está atado por el diseño inicial de la base de datos porque puede cambiar la mayor parte de los aspectos de la estructura en cualquier momento (por ejemplo, añadir y renombrar campos, cambiar indizaciones y validaciones).
  • Indización total. Un índice es una lista ordenada de información de un campo, concepto similar al de índice en un libro. Puesto que cada palabra de cada entrada puede ser indizada, puede encontrar información rápidamente y con precisión. DB/TextWorks contiene documentos extensos con facilidad.
  • Personalizable. Puede personalizar DB/TextWorks para sus necesidades particulares con una serie de opciones proporcionadas por el programa. También puede reorganizar la barra de tareas, especificar los idiomas para los nombres de los meses y los días y establecer muchas otras opciones de configuración.
  • Operaciones de gestión automatizada de archivos. Las operaciones incorporadas al en el programa de gestión de archivos le permiten fácilmente copiar, renombrar y borrar bases de datos y otros archivos.
  • Ayuda definida por el usuario. Puede incluir su propia ayuda en línea para cada base de datos.

Entrada y mantenimiento continuo de datos

Cuando necesita añadir información a su base de datos puede entrar nuevos registros uno a uno o importar miles de ellos automáticamente. El número de registros en su base de datos está limitado únicamente por el tamaño del disco duro de su ordenador. Las opciones de entrada y mantenimiento de datos incluyen:

  • Fácil entrada y edición de información. Puede añadir registros de uno en uno o importarlos desde un archivo. Importar registros es una forma rápida y fácil de construir bases de datos. Incluso puede importar el texto completo de documentos como cartas, informes y mensajes de correo electrónico. Para automatizar la edición de registros utilice operaciones en bloque para añadir, editar y borrar información en muchos registros a la vez.
  • Corrección ortográfica. Es posible comprobar rápidamente los registros para eliminar errores tipográficos o comprobar la ortografía mientras se escribe.
  • Tesauro. Puede crear una base de datos de tesauro lo que le permite mantener un vocabulario controlado de términos y las relaciones entre los términos y a continuación conectar el tesauro a un campo en la base de datos. También puede utilizar el tesauro como lista de validación.
  • Validación. Puede validar información a medida que se introduce. Por ejemplo, aplicar una máscara de forma que únicamente los números estén permitidos. O usar la lista de validación para detectar entradas no permitidas, de forma que tenga una oportunidad para corregirlas antes de que se introduzcan en el campo, o rechazarlas.
  • Características que le permiten ahorrar tiempo. Puede usar plantillas de registro para añadir información automáticamente a los nuevos registros. Puede definir listas de substitución para reducir las pulsaciones de teclas (esto es, escribir unas pocas letras y que aparezca la entrada completa). Por ejemplo, escribir ESP y que el programa inserte ESPAÑA.
  • Posibilidades de conversión y compartición de archivos. Puede compartir información con otras bases de datos y aplicaciones. Puede grabar información con formato de registros en archivos de texto plano (ASCII), Rich Text Format (RTF), o Hypertext Markup Language (HTML), y puede importar y exportar registros en formatos de texto.

Búsqueda rápida y poderosa

Buscar en una base de datos es rápido y preciso. Incluso si su base de datos crece con millones de registros puede esperar poca o ninguna reducción en la velocidad de búsqueda. Puede definir y guardar búsquedas sofisticadas de la información que necesita. Las opciones de búsqueda en DB/TextWorks incluyen lo siguiente:

  • Múltiples opciones de búsqueda. Puede utilizar una gran variedad de opciones de búsqueda, incluyendo las búsquedas por palabra, frase, término (coincidencia exacta y completa), raíz de palabra (comput*), proximidad (rojo separado 2 palabras de modelo), rango (1997:2001), comparación (<500) y Booleanas (Y, O, NO).
  • Métodos de búsqueda flexibles. Puede escribir información en los recuadros de búsqueda o utilizar un lenguaje de comandos. Ambos métodos son rápidos y precisos
  • Pantallas de consulta personalizadas. Puede diseñar sus propias plantillas de consulta. Cada recuadro en una plantilla representa uno o más campos. Por ejemplo, el recuadro etiquetado Nombre busca en el campo Nombre. El recuadro etiquetado Escriba cualquier palabra o frase busca en todos los campos de la base de datos. Escriba información en los recuadros para realizar una consulta.
  • Búsqueda guiada. Puede eliminar las búsquedas a ciegas utilizando la tecla F3 para mostrar información real de los registros. Es lo que se llama hojear. Por ejemplo, pulse F3 en el recuadro Nombre para ver una lista de nombres y a continuación pegue un nombre en el recuadro para realizar una búsqueda.
  • Conjuntos de registros reutilizables. Los registros encontrados en una búsqueda se llaman criterios. Puede guardar criterios (criterios de búsqueda más sus resultados) para volver a utilizarlos más tarde. Es conveniente si realiza las mismas búsquedas regularmente.

Opciones diversas de visualización e impresión

Tras encontrar los registros puede visualizarlos o imprimirlos. Hay cuatro ventanas que puede utilizar para mostrar la información de los registros:

  • La ventana de Informe muestra múltiples registros, uno detrás de otro.
  • La ventana de Visualización muestra un registro cada vez.
  • La ventana de Edición le permite añadir o editar un registro cada vez.
  • La ventana de Imágenes muestra las imágenes referenciadas en los registros.

La forma en que aparecen los registros cuando se muestran o imprimen depende de los formatom seleccionados. Un formato es una plantilla para mostrar o imprimir información de los registros. CS/TextWorks genera automáticamente formatos básicos que puede utilizar hasta que diseñe los suyos propios:

  • El formato Básico de Registro muestra los registros de uno en uno.
  • El formato Básico de Informe muestra múltiples registros.

Puede diseñar sus propios formatos para cada ventana y para imprimir, disponer los datos de formas diversas. Por ejemplo puede diseñar casi cualquier tipo de etiqueta.

Los formatos pueden hacer mucho más que simplemente mostrar la información de la base de datos. Pueden incluir cálculos, variables, ordenaciones (por ejemplo por ventas por territorio), subtotales y otras operaciones aritméticas para ayudarle a analizar, seguir y resumir la información.

Múltiples opciones de ordenación

Tras una búsqueda puede ordenar los registros de forma que aparezcan en un cierto orden cuando se muestran o imprimen:

  • Ranking por relevancia. Ordene los registros en orden descendente de relevancia, con los registros más relevantes apareciendo en primer lugar.
  • Opciones de ordenación y subordenación. Puede ordenar los registros alfabéticamente, numéricamente o por fecha y especificar si los registros aparecerán en orden inverso. Puede subordenar hasta por cuatro campos adicionales y usar una gran variedad de opciones para ordenar los registros de la forma que quiera.
  • Orden extendido. Un orden extendido hace que los registros aparezcan bajo cada una de las entradas en el campo ordenado en lugar de que aparezca únicamente por la primera entrada. Por ejemplo, si el campo Empleados contiene el nombre de tres personas, un orden extendido hará que el registro aparezca tres veces (una por cada empleado).
  • Intercalado. Puede intercalar dos o más campos, como Autor y Autor Corporativo.
  • Orden obligatorio. Puede especificar un orden obligatorio o por defecto en un formato. Utilizar un orden obligatorio en un formato es especialmente útil cuando un formato depende de un orden particular (como ventas por territorio) para realizar totales y cálculos.
  • Desordenados. Puede especificar que los registros aparezcan desordenados, es decir, que aparezcan en el orden aproximado en el que se añadieron a la base de datos. Utilice esta opción si quiere acelerar la visualización del informe o crear un informe con los registros en su orden de entrada.

Ojear

Al buscar o editar puede ver la información relevante para la tarea que realiza utilizando las opciones de ojear. En lugar de escribir palabras o términos puede seleccionarlos de una lista pulsando F3 o yendo a Editar>Ver índices en un recuadro de búsqueda o edición.

  • En una plantilla de consulta, pulsando F3 en un recuadro de búsqueda se visualiza una lista de términos, palabras y/o entradas de un tesauro. Al pulsar F3 en un recuadro de criterios en una plantilla de consulta se muestra una lista de criterios guardados que puede combinar con otros criterios.
  • En una plantilla de edición, al pulsar F3 se muestran la lista de validación, la lista de substitución, los enlaces (términos del campo asociado en la base de datos secundaria) y/o el tesauro.

Acceso mono o multiusuario

Content Server permite un acceso único o compartido a las bases de datos. Hay diversas opciones que ayudan a controlar el acceso a una base de datos:

  • Modo de autentificación. Puede proteger las bases de datos contra modificaciones no autorizadas utilizando la autentificación basada en las cuentas de usuarios Windows.
  • Modo de acceso. Para cada base de datos, se puede establecer acceso exclusivo o compartido. Algunas operaciones, como reindización o importación rápida, requieren el acceso exclusivo a la base de datos, que evita que otros usuarios abren la base durante la operación.
  • Protección por contraseña. Puede asignar contraseñas para proteger sus bases de datos controlando quien puede ver y editar información. Por ejemplo, ocultar el campo Salario y hacer que otros campos sean únicamente de lectura. Usar una contraseña oculta para que todo el mundo pueda abrir una base de datos (aunque no conozcan una contraseña) mientras se sigue protegiendo la información al bloquear las opciones que decida.
  • Máximo número de usuarios. Para mejorar el rendimiento puede limitar el número de veces que una base de datos puede ser abierta simultáneamente. (Es independiente del número de licencias de usuario, que nunca se puede exceder.)
  • Archivos de usuario. Todas las personas que usan una base de datos pueden guardar formatos, plantillas de consulta, criterios y plantillas de registro en un archivo privado al cual los otros usuarios no tienen acceso.

Publicación y edición en el entrono Web

CS/WebPublisher PRO, es un componente de Content Server que permite publicar las bases de datos en Internet. Además de poder realizar búsquedas, se pueden diseñar formularios para modificar las bases de datos a través de una página Web. Existen míltiples características que hacen CS/WebPublisher PRO una buena alternativa al uso de páginas estáticas en HTML para presentar la información.

  • Acceso fácil. Cunado una base de datos está publicada en Internet, lo único que necesitan los usuarios para acceder a ella es un navegador Web.
  • Posibilidad de añadir registros via Web. Puede diseñar plantillas de edición, exportarlas a HTML, y utilizarlas para añadir registros a la base de datos via página Web.
  • No require conocimientos de HTML. Un editor WYSIWYG permite diseñar plantillas de búsqueda, menús, informes y plantillas de edición para su uso en la Web. El programa los convierte a HTML. Usuarios avanzados pueden modificar el código HTML para mejorar el diseño o usar XML para hacerlo compatible con otros programas.
  • XML. Usuarios avanzados pueden utilizar XML para integrar sus bases Content Server con otras aplicaciones y crear formularios interactivos utilizando pragramas ajenos (por ejemplo, Microsoft FrontPage).

Elementos de la base de datos y archivos de usuario

DB/TextWorks utiliza la frase “elementos de la base de datos” para referirse a los siguientes componentes:

  • Formatos, que dictan como se muestra o imprime la información.
  • Plantillas de consulta, en las que introduce los criterios para la búsqueda.
  • Criterios, que contienen los resultados de consultas previas.
  • Plantillas de registro, que son plantillas utilizadas para añadir información automáticamente a los nuevos registros.

Los elementos de la base de datos no se guardan en archivos individuales. Se guardan o bien en la base de datos de forma que todos los usuarios tienen acceso a ellos o en un archivo de usuario de forma que únicamente usted (o alguien usando su ordenador) puede tener acceso a ellos. Las ventanas de diálogo de DB/TextWorks utilizan las palabras público y privado para distinguirlos.

Un archivo de usuario proporciona un lugar privado en el que guardar sus elementos separados de los del resto de los usuarios.

Acceso directo a las bases de datos más utilizadas

Al iniciarse DB/TextWorks se puede mostrar una pantalla de menú que liste las bases de datos que utilice más frecuentemente. Haga clic sobre un elemento de la pantalla de menú para abrir una base de datos.

Las pantallas de menú proporcionan una alternativa a abrir una base de datos al estilo

“Windows” (Archivo>Abrir). Puede crear una pantalla de menú siempre que quiere para:

  • Acceder a las bases de datos fácilmente. Al listar las bases de datos en una pantalla de menú puede pulsar simplemente para abrirlas. No tiene porqué recordar la localización de numerosas bases de datos.
  • Configurar un marco de actuación inicial. Para cada base de datos listada en el menú puede especificar unos parámetros por defecto de formatos y plantillas de consulta a utilizar. Por ejemplo, puede especificar que plantilla de consulta aparecerá y que formatos deberían usarse para editar e imprimir. Puede especificar incluso que una búsqueda concreta se ejecute al pulsar en el elemento correspondiente del menú.

Gestión integrada de imágenes

Los registros de la base de datos pueden tener imágenes asociadas que puede recuperar, visualizar e imprimir. Por ejemplo, podría incluir documentos digitalizados o fotografías. Esta función tiene las siguientes características:

  • Numerosos formatos. DB/TextWorks gestiona imágenes en color, escala de grises y blanco y negro para más de 30 formatos de archivo comunes como TIFF, PCX, JPEG, BMP, y TGA, dándole acceso instantáneo a fotografías, dibujos, diapositivas, documentos, diagramas, mapas y otros tipos de información visual.
  • Integración continúa. Añadir imágenes a la base de datos es simple. Puede añadir un campo tipo Imagen a la estructura de la base de datos y a continuación escribir o importar en bloque los nombres de archivo en el campo..
  • Arquitectura abierta. Diseñado como un sistema abierto DB/TextWorks es compatible con los monitores, impresoras, dispositivos de almacenamiento y otros componentes de hardware estándares.
  • Almacenamiento eficiente de imágenes. Los archivos de imagen no se almacenan en la base de datos sino externamente en servidores, discos duros, CD-ROMs, DVDs u otros dispositivos de almacenamiento.
  • Gestión directa de archivos. La edición en bloque, asignación configurable por el usuario de letras de unidades y la gestión flexible de nombres hacen que la gestión de archivos de imagen sea fácil.

Una respuesta to “Características generales”

  1. rosmer& said

    m paresio q necesitaba un poco mas d informacion pero est bn

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