3 ARCHIVOS

blog del Taller de Empleo Conservación y Archivo del Patrimonio Fotográfico

1.3.1. Contraseñas

Puede asignar contraseñas para proteger la estructura y la información de la base de datos desde Mantener>Editar estructura y pulsando el botón Contraseñas. Hay tres tipos de contraseñas:

  • Contraseñas maestras
  • Contraseñas de acceso a campo
  • Contraseñas ocultas

Las contraseñas pueden tener hasta 15 caracteres alfanuméricos, incluyendo espacios y puntuación. El caso no es significativo (ABC es lo mismo que abc).

Al escribir una contraseña un usuario puede tener acceso a determinadas opciones del programa, campos de la base de dato e incluso registros específicos de la base de datos. Los campos y/o los registros pueden ser Ocultos, Lectura (protegidos contra escritura) o tener Acceso completo. Los campos ocultos no pueden ser vistos, haciéndolos invisibles para el usuario. Las únicas pistas de su existencia pueden ser los formatos diseñados sin tener en cuenta su impacto en la seguridad (esto es, el texto que identifica un campo no está configurado de forma que desaparezca cuando lo haga el campo). Los registros ocultos nunca se incluyen en los criterios guardados al buscar. Una pista de su existencia aparece cuando una búsqueda por una palabra o término con determinado número de aciertos en la lista de visualización nos retorna un número menor de registros.

Los campos y los registros de sólo lectura pueden ser vistos pero no modificados; los registros y los campos con acceso completo pueden ser vistos y modificados.

Si una contraseña controla el acceso a campos y registros se aplica el permiso más restrictivo. Un campo de sólo lectura en un registro con acceso completo sigue siendo de sólo lectura.

Contraseña maestra

Puede crear una contraseña maestra para proteger la estructura de la base de datos. Únicamente alguien que conozca la contraseña maestra puede editar la estructura de la base de datos y realizar todas las acciones. Si borra la contraseña maestra se borrarán automáticamente todas las contraseñas de acceso a campo y ocultas.

Asignar una contraseña maestra a una base de datos

Escriba la contraseña que quiera en el recuadro Contraseña maestra en la pestaña Contraseña maestra y a continuación pulse el botón Añadir o Cambiar para confirmarla.

contraseña maestra

Contraseñas de acceso a campo

Puede crear una o más contraseñas de acceso a campos para uno o más usuarios. Cada contraseña le proporciona derechos diferentes. Por ejemplo, una contraseña puede ocultar campos, hacer que algunos campos sean sólo de lectura y prohibir la edición de las listas de validación y substitución. Si utiliza un campo de tipo control de acceso en una base de datos para restringir el acceso a registros determinados puede utilizar una contraseña de acceso a campo para proporcionar diferentes niveles de acceso a diferentes usuarios. Diga a cada usuario qué contraseña utilizar dependiendo de los derechos que quiera que tenga dicha persona.

Especificar una contraseña de acceso a campo

1. Escriba la contraseña que desea en el recuadro Contraseña de acceso en la pestaña Contraseñas de acceso a campo y pulse Añadir.

2. Especifique las opciones que desee y a continuación pulse Aceptar.

contrasena de acceso a campos

Contraseña oculta

Defina una contraseña oculta si quiere proteger una base de datos sin exigir a cada usuario una contraseña. Cuando una base de datos tiene una contraseña oculta cualquiera puede abrir la base de datos, incluso aunque no conozca la contraseña, pero la estructura de la base de datos no se puede editar y los campos estarán protegidos por sus especificaciones. Si utiliza un campo de tipo control de acceso en una base de datos para restringir el acceso a registros concretos, puede utilizar una contraseña oculta para controlar el acceso que tendrán los usuarios a las diversas clases de registros.

Añadir una contraseña oculta a una base de datos

1. Marque la casilla Activar contraseña oculta en la pestaña Contraseña oculta.

2. Especifique los parámetros que desee y a continuación pulse Aceptar.

contrasena oculta

Utilización de una base de datos protegida por contraseña

Vaya a Herramientas>Opciones>General y utilice las listas desplegables del grupo Contraseñas para configurar las opciones de contraseña de las bases de datos primaria y secundaria. Las opciones se aplican únicamente a la estación de trabajo desde la que se realiza. Si una base de datos tiene una contraseña oculta, puede seleccionar Preguntar siempre por contraseña para forzar a DB/TextWorks a pedir la contraseña. Es útil cuando una estación de trabajo requiere derecho de escritura pero otras no. Si no solicita contraseña se utilizará la oculta.

Para cambiar las contraseñas en uso en las bases de datos primaria y secundaria vaya a Archivo>Usar una contraseña diferente >Principal/Secundaria. Esta opción está desactivada si alguna (o ambas) base de datos no tiene contraseñas o si la(s) base(s) de datos tienen una contraseña maestra pero no tienen contraseña de acceso a campos o ocultas.

Para ver si hay alguna contraseña en uso para la base de datos principal vaya a Ver>Información de la base de datos.

Restringir el acceso a los registros

Puede necesitar restringir el acceso a determinada clase de registros de determinada clase de usuarios. Por ejemplo, los usuarios de una biblioteca no deberían ver los libros que se han adquirido pero todavía no se han recibido, el personal no cualificado no debería poder modificar los registros de los pedidos y el personal cualificado debería tener control total sobre todos los registros de la base de datos.

La clase a la que pertenece un usuario se rige por la contraseña que escriba. La clase a la que un registro pertenece se rige por el contenido del campo de control de acceso. La definición de la contraseña especifica que tipo de acceso se concede a cada clase de registro que se haya definido. Una definición de clase de registro es una entrada en una lista especial de validación del campo control de acceso. Un registro se “asigna” a una clase cuando se rellena el campo de control de acceso. Los registros que no tengan una entrada en este campo pertenecen a la clase por defecto y la definición de contraseña incluye el acceso a dichos registros.

Especificar la seguridad a nivel de registro

Los siguientes pasos dan una visión general sobre como especificar la seguridad a nivel de registro.

1. Cree un campo de control de acceso en la base de datos.

2. Decida cuantas clases de registros quiere y añada los nombres de las clases de registros en la lista de validación del campo control de acceso.

3. Especifique una contraseña para cada clase de registro con los permisos adecuados a las clases.

4. Clasifique los registros nuevos y los ya existentes rellenando el campo de control de acceso de cada uno de ellos.

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