3 ARCHIVOS

blog del Taller de Empleo Conservación y Archivo del Patrimonio Fotográfico

1.3. Especificar las opciones de la base de datos

Las opciones de la base de datos que seleccione en la ventana de diálogo de Editar la estructura de la base de datos tienen efecto sobre la base de datos en su conjunto. Puede especificar estas opciones al crear la base de datos o más adelante desde Mantener>Editar estructura.

opciones de la base de datos

Ordenación

Puede especificar el orden en que aparecerán los registros en una ventana de informe e impresión (si no se especifica otra ordenación) desde Mantener>Editar estructura y pulsando el botón Orden. (Por ejemplo, podría ordenar alfabéticamente por nombre.) Al método de ordenación que especifique se le llama ordenación de la base de datos por defecto.

ordenacion

Hay dos métodos de ordenación que puede especificar como ordenación por defecto de la base de datos:

  • Orden expresado aquí. Utiliza la ordenación que haya especificado en la ventana de diálogo Especificar ordenación. Para una información más detallada sobre esta ventana de diálogo pulse el botón Ayuda.
  • Ordenación por relevancia. Ordena los registros en orden descendente según su relevancia, con los registros más relevantes en primer lugar. Por ejemplo, si busca la palabra ordenador, los registros en los que aparezca en más ocasiones la palabra aparecerán primero, seguidos por los registros con menores instancias, en orden descendente. Se recomienda en pocas ocasiones que ésta sea la opción de ordenación por defecto de la base de datos porque únicamente se aplica a las búsquedas por palabra.

Nota: Puede ordenar los registros en cualquier momento después de una búsqueda desde Ver>Ordenar, y puede definir ordenaciones en los formatos.

Palabras vacías

Puede crear una lista de palabras vacías para excluirlas de los índices de palabra desde Mantener>Editar estructura pulsando el botón Palabras vacías. Puede utilizar únicamente una lista de palabras vacías por base de datos, pero puede aplicar dicha lista a uno o más campos indizados por palabra desde el grupo Opciones especiales de la ventana de diálogo Editar campos.

Utilizar una lista de palabras vacías reduce la cantidad de espacio de disco necesaria para una base de datos y posibilita una indización más rápida de los registros. Las búsquedas encontrarán las frases que contengan las palabras vacías (como Fabricado en España). Sin embargo, no podrá buscar únicamente por las palabras vacías porque no son indexadas. Si añade, cambia o elimina palabras de la lista de palabras vacías, debería reconstruir los índices de todos los campos que utilicen la lista (vaya a Mantener>Reindizar).

Artículos iniciales

Puede especificar una lista de palabras vacías que serán ignoradas al ordenar los registros (si se encuentran al principio de una entrada en un campo indizado por término) desde Mantener>Editar estructura pulsando el botón Artículos iniciales. Sólo puede utilizar una lista de artículos iniciales por base de datos, pero puede aplicar dicha lista a uno o más campos indizados por término pulsando desde el grupo Opciones especiales de la ventana de diálogo Editar campos.

Archivo de eventos

Un archivo de eventos es un archivo que registra la actividad de una base de datos, incluyendo los cambios en los registros y en la estructura. Un archivo de eventos tiene el mismo nombre y localización que su base de datos y utiliza la extensión .LOG. Por ejemplo, la base de datos C:\VENTAS\SEGUIMIENTOS tiene un archivo de eventos llamado C:\VENTAS\SEGUIMIENTOS.LOG. Para activar o desactivar un archivo de eventos, vaya a Mantener>Editar estructura y pulse el botón Archivo de eventos.

archivo de eventos

Puede seleccionar uno o dos campos para identificar los registros. Cada vez que un registro es añadido, editado o borrado, el contenido del campo o campos especificados será escrito en el archivo. Seleccione campos que contengan entradas cortas y únicas, como el ID del registro o un campo de número automático. He aquí una entrada de un archivo de eventos que utiliza como identificadores el Número de usuario y el Nombre:

15/8/2004 10:44:32 AM: Registro añadido

Número de usuario: TORR198

Nombre: Torres, Susana

Para examinar un archivo de eventos vaya a Mantener>Ver archivo de eventos. La información nueva aparece al final del archivo.

Los archivos de evento pueden hacerse muy grandes así que quizá le convenga borrarlos periódicamente, tras revisarlos y/o imprimirlos. Para borrar un archivo de eventos vaya a Mantener>Borrar archivo de eventos. DB/TextWorks genera un nuevo archivo de eventos automáticamente. Si la base de datos tiene contraseñas, para borrar el archivo de eventos se necesita la contraseña maestra.

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