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blog del Taller de Empleo Conservación y Archivo del Patrimonio Fotográfico

1.2. Pestaña Validación

Utilice la pestaña Validación para especificar las reglas de validación de los campos de una base de datos. Aplicar la validación es opcional. El propósito de la validación es controlar la información que se añade a la base de datos en las acciones de entrada de datos, importación y modificaciones en bloque para asegurar la consistencia y reducir los errores tipográficos. Si la información no coincide con los criterios validados, DB/TextWorks informa al usuario y no permite que se realice el cambio (a menos que se permita Aceptar errores).

Puede especificar la validación al crear la base de datos o más tarde editando la estructura de la base de datos. Tenga en cuenta que si cambia la validación en una base de datos que ya contenga registros algunos de los registros existentes podrían no coincidir con los nuevos criterios de validación.

Para especificar la validación seleccione un campo de la lista Nombre de campos en la ventana de diálogo Editar campos. En la pestaña Validación marque o desmarque las opciones que quiera aplicar a dicho campo.

validacion

Hay dos categorías de validación:

  • Validación de entradas. Determina el número y tipo de entradas permitidas.
  • Validación de contenido. Controla el tipo de información permitida.

Entrada obligatoria

Marque la casilla Entrada obligatoria para obligar a que el campo seleccionado contenga una entrada. No podrá guardar un registro si deja este campo vacío, no podrá borrar todas las entradas en este campo. A veces se le denomina campo obligatorio y se utiliza típicamente para campos que contendrán información vital como el nombre de empleado, los números de ejemplar de biblioteca, etc. Si desea añadir registros la contraseña actual debe permitirle el acceso completo a los campos que tengan Entrada obligatoria. Si el formato seleccionado en la

ventana de edición omite algún campo que tenga entrada obligatoria, DB/TextWorks le informa y cambia al Formato básico.

Sólo entradas únicas

Marque la casilla Sólo entradas únicas para obligar a que una entrada en el campo seleccionado sea diferente de cualquier otra entrada en dicho campo en todos los demás registros de la base de datos. Por ejemplo, puede hacer que el campo ID de empleado sea único para asegurarse de que exista un único registro por empleado. Puede seleccionar esta opción únicamente en los campos que tengan índice por término

Sólo una entrada

Marque la casilla Sólo una entrada para impedir que el campo seleccionado tenga entradas múltiples. Por ejemplo podría interesarle que el campo Contacto prioritario sólo tenga un nombre. A veces se le llama campo no repetible.

Sin validación

Seleccione el botón Sin validación si no quiere que el campo seleccionado valide el contenido. Se permitirá cualquier información en el campo a menos que sea un campo de fecha, número o enlace.

Intervalo y/o Máscara

Seleccione el botón Intervalo y/o Máscara para restringir la información permitida en un campo. Al seleccionar esta opción se activa el grupo Intervalo y máscara en la pestaña Validación de la ventana de diálogo Editar campos. Especifique el intervalo y/o la máscara quo quiera en los recuadros que se muestran.

intervalo y mascara

Rangos

Escriba los valores en los recuadros Mínimo y/o Máximo para establecer el intervalo de valores permitidos en el campo seleccionado. Puede especificar valores, fechas o texto, dependiendo del tipo de campo. Por ejemplo, el campo Porcentaje podría tener un mínimo de 0 y un máximo de 100. Un campo numérico podría utilizar un intervalo de 100 a 500. Un campo de fecha podría utilizar un intervalo de 1-1-2004 a 1-31-2004. (Las fechas introducidas en el campo pueden tener cualquier formato reconocible de fecha pero deben estar dentro del intervalo especificado). Para restringir un campo de texto con elementos que empiecen con la letra L hasta la letra Z escriba L como mínimo y ZZZ como máximo. Tenga en cuenta que si escribe sólo Z como máximo, elementos como zen serán rechazados.

Máscaras

Una máscara es una pauta que rige como se puede introducir la información en un campo. Para especificar una máscara escríbala en el recuadro Máscara. Incluya uno o más de los caracteres mostrados a continuación. Cualquier espacio o puntuación que incluya formará parte de la máscara.

mascaras

Para incluir un carácter de máscara como un carácter literal precédalo de una barra invertida. Por ejemplo, para requerir dos dígitos cualesquiera seguidos por un símbolo # (por ejemplo, 15# o 38#), escriba ##\# como máscara. Para incluir una barra invertida como parte de la máscara, escriba dos barras invertidas (\\).

La siguiente tabla lista algunos ejemplos de máscaras y lo que hacen:

mascaras

Lista de validación

Seleccione el botón Lista de validación para especificar que las entradas del campo deben estar en la lista de validación. Una lista de validación es una lista de las entradas permitidas en un campo de tipo texto o código. Las entradas que no estén en la lista de validación no se permitirán (a menos que permite a los usuarios Aceptar errores). Para crear la lista de validación pulse el botón Editar lista para abrir la ventana de diálogo Editar listas de validación. Para editar una lista de validación más adelante vaya a Mantener>Editar Listas>Listas de validación.

vista de validacion

Puede utilizar los botones de la ventana de diálogo Editar listas de validación para realizar diversas operaciones en la lista de validación. Por ejemplo, puede combinar la lista actual con una lista de un archivo de texto pulsando el botón Combinar archivo. Para reemplazar la lista actual con la lista de un archivo de texto pulse el botón Reemplazar archivo y a continuación especifique el archivo que quiere utilizar.

Tesauro como lista de validación

Seleccione el botón Tesauro como lista de validación para indicar que el tesauro conectado con el campo seleccionado puede utilizarse como lista de validación. Esta opción se activa tras especificar una base de datos de tesauro nueva o ya existente en la pestaña Opciones de texto.

Nota: Únicamente los campos de texto y código pueden utilizar un tesauro como lista devalidación.

Utilizar un tesauro como lista de validación significa que da a sus usuarios la posibilidad de hojear una red de términos relacionados semánticamente. Le proporciona una forma de controlar la información que se añadirá a la base de datos. Únicamente las entradas en la lista se permiten en la entrada o importación de datos. Al especificar un tesauro como lista de validación los usuarios no pueden introducir un término que no se encuentre en el tesauro. Incluso si no son necesarias las relaciones entre términos puede utilizar un tesauro para validación como forma de compartir una única lista de términos aprobados entre cualquier número de campos y bases de datos.

Aceptar errores de validación

Si un campo tiene una máscara o intervalo o utiliza una lista de validación, puede especifica las siguientes opciones en la pestaña Validación en la ventana de diálogo Editar campos:

  • Validación del contenido no obligatoria. El campo aceptará entradas que no estén en la lista de validación o que violen la validación de máscara o intervalo, previa confirmación por parte del usuario.
  • Validación del contenido no obligatoria y actualizar lista. Lo mismo que en el caso anterior pero la nueva entrada se puede añadir automáticamente a la lista de validación. (Puede seleccionar esta opción únicamente si el campo utiliza una lista de validación y está marcada la opción Validación del contenido no obligatoria.)

Al añadir o editar un registro, si un usuario escribe una entrada que no aparece en la lista de validación o que viola una máscara o rango y el campo permite aceptar errores, aparece la ventana de diálogo de Validación del contenido.

validacion del contenido

Dependiendo de los parámetros de validación, un usuario puede aceptar la entrada “no válida” en el campo, o aceptarla y añadirla automáticamente a la lista de validación.

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