3 ARCHIVOS

blog del Taller de Empleo Conservación y Archivo del Patrimonio Fotográfico

1.1.2. Opciones de campos

Tipo estricto

Puede marcar la casilla Tipo estricto en la pestaña Tipo e Indización de los campos numéricos, de fecha o enlace. Un campo de tipo estricto aceptará información únicamente si dicha información coincide con el tipo de campo. En otras palabras, los campos numéricos aceptarán cualquier entrada que parezca contener un valor numérico, los campos de fecha aceptarán cualquier entrada que parezca contener una fecha, los campos de enlace aceptarán una entrada únicamente si ésta coincide con información realmente existente en el campo asociado de la base de datos secundaria. Un campo de enlace estricto impide que los usuarios añadan entradas que no coincidan en la base de datos secundaria. Esencialmente sirve como lista de validación de un campo de enlace.

Permitir texto seguido

Puede marcar la casilla Permitir texto seguido en la pestaña Tipo e Indización para permitir añadir texto en un campo de fecha o numérico estricto. El texto seguido es un texto que se añade a una fecha o número. El propósito del texto seguido es permitirle que exija una fecha o número estricto pero dejando que se escriba texto después. En los siguientes ejemplos el texto seguido se muestra en cursiva:

6 Junio, 1957 primera edición

1500 (número estimado de productos a facturar hasta final de año)

Nota: La casilla Permitir texto seguido únicamente se activa si marca la casilla Tipo estricto.

Indización por término y palabra

Un índice es una lista ordenada de información en un campo, conceptualmente similar a un índice al final de un libro. DB/TextWorks indiza la información que añada a una base de datos y utiliza dichos índices para encontrar y ordenar los registros.

Los campos de una base de datos pueden tener un índice por término, por palabra, los dos o ninguno de ellos. Al crear una base de datos usted decide si y cómo se indexará cada campo. Para especificar el tipo de indización marque las casillas Término y/o Palabra en el grupo Indización de la pestaña Tipo e Indización.

Si indexa un campo por palabra, cada palabra en dicho campo (excepto las palabras vacías) aparece en el índice. Si indiza un campo por término, cada entrada completa (término) aparece en el índice.

Puede ver los índices al buscar en una base de datos colocando el cursor en un recuadro de consulta y pulsando F3 o seleccionando Editar>Ver índices. A esto se le llama hojear. Para asegurarse una búsqueda adecuada puede pegar las palabras o términos del índice al campo y a continuación buscar por dichos elementos.

Seleccionar o cambiar los parámetros de indización

1. Vaya a Mantener>Editar estructura y pulse el botón Editar campos.

2. Seleccione un campo de la lista Nombre del campo o añada un nuevo campo escribiendo su nombre en el recuadro Nombre.

3. En la pestaña Tipo e Indización marque o desmarque las casillas Término y Palabra. Puede utilizar el grupo Opciones especiales de archivo para opciones más específicas pero normalmente las opciones por defecto son suficiente.

4. Pulse Cambiar si está modificando un registro ya existente o Añadir para añadir un nuevo campo.

Opciones especiales

Puede especificar el orden en que se indexan y ordenan los elementos mediante las Opciones especiales de la pestaña Tipo e Indización. Todas las opciones, excepto la opción Palabras vacías tienen algún efecto en la ordenación. Puede ver los índices pulsando F3 en un recuadro de la plantilla de consulta.

Los parámetros por defecto de las opciones especiales dependen del tipo de campo y de si se utilizan los índices por término o por palabra. En la mayoría de los casos las opciones por defecto son válidas. Sin embargo, en algunas circunstancias, especialmente en los campos de texto, puede interesarle cambiar los parámetros.

Cambiar los parámetros de las Opciones especiales

1. Vaya a Mantener>Editar estructura y pulse el botón Editar campos.

2. Seleccione un campo de la lista Nombres de campo o añada un nuevo campo escribiendo un nombre en el recuadro Nombre.

3. En la pestaña Tipo e Indización marque o desmarque las opciones apropiadas en el grupo Opciones especiales.

opciones especiales

4. Pulse Cambiar si está modificando un campo ya existente o Añadir para añadir un nuevo campo.

Palabra a palabra

Marque la casilla Palabra a palabra si quiere que cada entrada en un campo indizado por término se indexe y ordene palabra a palabra con los espacios ordenando antes que las letras. Si desmarca esta opción, DB/TextWorks compara cada letra en la secuencia ignorando los espacios. A esto se le llama ordenación letra a letra.

Ignorar artículos iniciales

Marque la casilla Ignorar artículos iniciales si quiere que el campo actual utilice la lista de artículos iniciales definidos para esta base de datos. Ésta es la opción por defecto de los campos de tipo texto. Los artículos iniciales son palabras como Un y El. Al ignorar los artículos iniciales evita tener grupos de registros ordenados por palabras poco significativas (por ejemplo, El ingenioso hidalgo don Quijote de la Mancha, ordenado por El). Para editar la lista de artículos iniciales vaya a Mantener>Editar estructura y pulse el botón Artículos iniciales.

Números por su valor

Marque la casilla Números por su valor si quiere que los números se indexen y ordenen por su valor numérico (por ejemplo, 1, 2, 13, 121). Tenga en cuenta que las búsquedas con truncamiento pueden que no localicen los registros deseados. Por ejemplo, buscando 2* no encontrará 20.

Cuando se desmarca la casilla Números por su valor los números se ordenan alfabéticamente. Esto es, se indexan y ordenan como si fuesen palabras comparando cada dígito secuencialmente (1, 121, 13, 2). Las búsquedas por truncamiento encontrarán los registros deseados. Ambos tipos de ordenación pueden ser útiles, dependiendo de la situación. Por ejemplo:

  • Utilice la ordenación numérica para los volúmenes de una publicación o los números de ejemplar en un campo de texto de forma que Memorias Vol. 2 se ordenará antes que Memorias Vol. 13. Los números precedidos por texto se ordenarán numéricamente (Vol. 999 se ordena antes de Vol. 1000) siempre que los números no contengan separadores de mil (en cuyo caso Vol. 1.000 se ordena antes de Vol. 999) y no estén precedidas inmediatamente por letras (ABC101 se ordena antes de ABC2).
  • Utilice ordenación alfabética para números de teléfono, números de la Seguridad Social, códigos postales o cualquier secuencia de dígitos en un campo de tipo texto. Si utiliza la ordenación numérica los ceros a la izquierda serán eliminados en los índices por término de forma que el teléfono (02) 555-0089 será indizado como 2 555 89.

Nota: En un campo de texto cuyos números se ordenan numéricamente los símbolos de paréntesis y resta no se tienen en cuenta en la ordenación. Por ejemplo, -2 es lo mismo que 2. En un campo de tipo número los números negativos se ordenan por su valor (-2, -1, 0, 1, 2).

Utilizar la lista de Palabras Vacías

Marque la casilla Lista de palabras vacías si quiere que el campo actual utilice la lista de palabras vacías definidas para la base de datos. Es la opción por defecto de los campos de tipo texto. Las palabras vacías son palabras comunes que no se indexarán (por ejemplo a, de, el, en, un, una) para ahorrar espacio de disco y tiempo de indización. Para editar la lista de palabras vacías vaya a Mantener>Editar estructura, y pulse el botón Palabras vacías.

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