3 ARCHIVOS

blog del Taller de Empleo Conservación y Archivo del Patrimonio Fotográfico

1.1. Pestaña Tipo e indización

Utilice la pestaña tipo e indización en la ventana de diálogo Editar campos para indicar que tipo de información contendrá cada campo y como se indexará.

lista de sustitucion

Tipos de campo

Para cada campo que cree, seleccione un tipo de campo desde el desplegable Tipo de campo en la ventana de diálogo Editar campos para indicar el tipo de información que contendrá cada campo.

tipos de campo

Texto

Seleccione Texto del desplegable Tipo de campo para que contenga texto como nombres El descripciones así como números con los que no se podrán efectuar cálculos, como números de teléfono. Un campo de texto puede contener cualquier combinación de caracteres alfanuméricos, puntuación, espacios y saltos de línea.

Para los números de teléfono, números de la Seguridad Social, códigos postales o cualquier otra secuencia de dígitos que no deban ser calculados utilice un campo de tipo texto con clasificación alfabética (desmarque la casilla Números por su valor en el grupo Opciones especiales de archivo en la pestaña tipo e indización). Si no hace este cambio, se eliminarán los ceros en el índice de términos de forma que un teléfono como (02) 555-0089 se archivará como 2 555 89.

Creación de listas de sustitución para los campos de tipo texto

Un campo de texto puede tener una lista de sustitución a utilizar durante la importación y entrada de datos. Una lista de sustitución es una lista de códigos cortos que puede utilizar en lugar de palabras o frases más largas para reducir las pulsaciones de teclado y los errores tipográficos.

Crear una lista de sustitución

1. En la pestaña tipo e indización seleccione Texto del desplegable Tipo de campo.

2. En la pestaña Opciones de texto marque la casilla Usar lista de sustitución y pulse el botón Editar lista.

3. Escriba el código, dos puntos ( : ) y el texto a reemplazar en el recuadro Entrada. A continuación pulse Añadir.

lista de sustitución

Nota: Para editar una lista de sustitución, escoja Mantener>Editar listas>Listas de sustitución.

Número

Seleccione Número de la lista Tipo de campo para aquellos dígitos que puedan ser susceptibles de cálculo o ser ordenados según su valor, como cantidades o monedas.” Los campos numéricos pueden gestionar números negativos en las ordenaciones, indizaciones y cálculos. Para prohibir la entrada de información no numérica marque la casilla Tipo estricto. Los símbolos de moneda (por ejemplo, $) se aceptan aunque se marque tipo estricto.

Nota: Para los números que no deberían ser tratados como valores cuantitativos, como un número de teléfono o el ISBN, utilice un campo de tipo texto tratando los números alfabéticamente (desmarque la casilla Números por su valor en el grupo Opciones especiales de archivo de la pestaña Tipo e indización).

Fecha

Seleccione Fecha en el desplegable Tipo de campo para registrar fechas. Las fechas se ordenan cronológicamente, lo que puede ser útil en los informes. Por ejemplo, puede ordenar las facturas por fecha en orden cronológico o inverso. Para impedir la entrada de información que no tenga forma de fecha marque la casilla Tipo estricto (A esto se le llama hacer un campo estricto.) Si no hace que el campo sea estricto los usuarios podrán escribir información sin forma de fecha en el campo (por ejemplo, Pepe), y dicha entrada no podría ordenarse cronológicamente o ser utilizada en un cálculo.

Número automático

Seleccione Número automático del desplegable si quiere un número único generado por CS/TextWorks para ser asignado a cada registro comenzando con un valor que usted especificará. Los campos de número automático proporcionan una forma de identificar inequívocamente un registro. Para cambiar la definición de un campo de número automático cambie la configuración de la pestaña Definición de Número automático en la ventana dediálogo Editar campos.

Los campos de Número automático son gestionados por CS/TextWorks. No puede cambiar los valores automáticos en los registros ya existentes ni puede decidir el valor a incluir en un nuevo registro (excepto para el valor inicial a usar).

Fecha automática

Seleccione Fecha automática del desplegable Tipo de campo si quiere que DB/TextWorks inserte la fecha actual o la fecha y la hora actual en este tipo de campo cuando crea o modifica el registro. Al usar un campo de fecha automática puede identificar cuando fue creado o editado un registro sin necesitar intervención del usuario. Para cambiar la definición de un campo de fecha automática utilice las opciones de la pestaña Definición de Fecha automática en la ventana de diálogo Editar campos.

fecha automatica

ID Automático

Seleccione ID automático del desplegable Tipo de campo para usar valores de ID generados por CS/TextWorks. Puede editar los valores para incluir texto, números, puntuación, espacios y ceros iniciales. Use un campo de ID automático si necesita un número generado automáticamente que pueda estar rodeado por texto y/o puntuación. Este tipo de campo se usa generalmente en combinación con una validación única para generar un ID alfanumérico único para cada registro.

La primera vez que escoge Registros>Nuevo registro tras abrir una base de datos, CS/TextWorks incrementa el último valor en el índice en uno. A partir de entonces, CS/TextWorks incrementa el último valor guardado en uno. Puede aceptar o cambiar el valor. Por ejemplo, si el número 50 es generado y lo cambia a 51, el siguiente valor generado será 52.

Sí únicamente añade caracteres alfabéticos se añadirá un valor. Por ejemplo, ABC se incrementará como ABC1, ABC2, etc. Si introduce una combinación de números y letras, únicamente el número será incrementado. Por ejemplo, MBP-003 se convierte en MBP-004, 2000-Oct se convierte en 2001-Oct y G50A se convierte en G51A.

Para un mejor resultado marque la casilla Sólo entradas únicas en la pestaña Validación. A continuación, si no recuerda donde se quedó una serie, puede escribir un valor bajo y el programa lo sustituirá con el siguiente valor disponible. Por ejemplo, si ha olvidado si el último registro era 98 o 99, escriba cualquier valor más bajo y CS/TextWorks asignará el siguiente número de la serie cuando desplace el cursor a otro campo, teclee F9 o guarde el registro.

Número calculado

Seleccione Número calculado en el desplegable Tipo de campo para generar un número de acuerdo con la fórmula que especifique. La fórmula debe producir un número. Por ejemplo, la siguiente fórmula resta el contenido de dos campos en el registro actual para determinar cuantas unidades quedan pendientes de envío:

pedidos – enviados

El resultado es un número, que aparece en el campo Número calculado:

13

No puede editar un campo de Número calculado. Dichos campos son calculados por DB/TextWorks. Una fórmula para un campo de Número calculado puede incluir nombres (de la base de datos primaria únicamente), números y funciones de campo unidos por operadores aritméticos (+ – * /). Use + para sumar, para restar, * para multiplicar y / para dividir. Puede usar paréntesis para evitar ambigüedades (vea los ejemplos).

Las funciones de campo están pensadas para su uso en aquellos campos que contienen múltiples entradas. Incluyen:

  • FCOUNT, que cuenta el número de entradas
  • FMIN, que encuentra el valor más bajo
  • FMAX, que encuentra el valor más alto
  • FTOTAL, que suma los valores
  • FAVG, que encuentra la media de los valores

Añada el nombre de un campo entre paréntesis tras una función de campo. Por ejemplo, FMIN(Precio) encuentra el valor más bajo en el campo Precio en el registro actual. Las entradas que no comiencen con un número son tratadas como ceros en el cálculo de todas las funciones de campo excepto FCOUNT, que cuenta las entradas independientemente de su contenido.

Para cambiar la definición de un campo de Número calculado utilice las opciones de la pestaña Definición de Número calculado.

numero calculado

Fecha calculada

Seleccione Fecha calculada en el desplegable Tipo de campo para generar una fecha basada en la información de otro campo, de acuerdo con una fórmula que especifique. La fórmula debe retornar una fecha. Por ejemplo, la siguiente fórmula añade 90 días a la fecha en el campo Facturado:

Facturado + 90

La fecha resultante aparece en el campo Fecha calculada (si el campo Facturado contiene la fecha 16/9/2004):

15/12/2004

No puede editar directamente información en campos de Fecha calculada. Son calculados por CS/TextWorks al guardar o registro o cuando cambia la información referenciada en la fórmula.

Para cambiar la definición de un campo de Fecha calculada utilice las opciones de la pestaña Definición de Fecha calculada.

fecha calculada

La siguiente tabla lista algunos ejemplos de fórmulas que pueden utilizarse en un campo de Fecha calculada. Observe que se han utilizado comillas alrededor de los nombres de campo que contengan espacios.

Imagen

Seleccione Imagen del desplegable Tipo de campo si su base de datos referenciará archivos de imagen. Al añadir registros a la base de datos puede incluir los nombres de los archivos de imagen en el campo Imagen.

Para visualizar las imágenes tras una búsqueda escoja Ver>Imágenes y a continuación utilice las opciones de imagen en la barra de tareas de Imágenes para hacer zoom, rotar, ver múltiples imágenes minimizadas y realizar otras operaciones.

Puede almacenar las imágenes en un dispositivo de almacenamiento externo como un CD-ROMs o cualquier unidad local o de red. Puede especificar la(s) letra(s) de unidad en la(s) que se almacenarán las imágenes utilizando Herramientas>Opciones>Imágenes. Evite incluir la letra de unidad como parte del nombre de la imagen en el campo Imagen.

Si no almacena imágenes en dispositivos externos de almacenamiento le recomendamos que las almacene en el mismo directorio que la base de datos. Al hacerlo así puede mover libremente la base de datos y sus imágenes asociadas sin tener que modificar los registros. Esto es así porque DB/TextWorks buscar los archivos de imágenes en el directorio de la base de datos si no se especifica una ruta.

Sin embargo, si es necesario, puede almacenar imágenes en una localización diferente que la del directorio de la base de datos. Si lo hace así, debe especificar la ruta total o parcial como parte del nombre de la imagen en un registro.

Enlace

Seleccione Enlace en el desplegable Tipo de campo si quiere asociar la base de datos con otra, de forma que pueda acceder a la información de ambas bases al mismo tiempo. Por ejemplo, puede enlazar una base de datos de nombres de usuario y direcciones con una base que controla las peticiones.

La base de datos que contenga el campo de enlace se llama base de datos primaria. La otra base de datos es llamada base de datos secundaria. Al definir el campo de enlace especifica un campo en la base de datos secundaria con el que quiera enlazar. Dicho campo es llamado campo asociado. El campo de enlace y su campo asociado deben contener información idéntica, como el nombre de la empresa, por ejemplo.

El enlace se establece siempre registro a registro. Cuando la información en ambos campos coincide se establece un vínculo con dicho registro concreto, y tiene acceso a la información en ambas bases de datos.

Código

Seleccione Código en el desplegable Tipo de campo si quiere que se tenga en cuenta la puntuación y el caso en la búsqueda y la ordenación. Los campos de código pueden ser útiles cuando trabaja con URLs, nombres químicos, fórmulas científicas, direcciones de correo electrónico y cualquier otra información en la que la puntuación y el caso sean importantes.

Los espacios se ordenan en primer lugar, a continuación la puntuación. Los números se ordenan antes que las letras y se ordenan alfabéticamente, no numéricamente. (Por ejemplo los números 1, 2, y 15 se ordenarían como 1, 15, 2.) Las letras mayúsculas se ordenan antes que las minúsculas y las variaciones de caso se mantienen en el índice. La puntuación se mantiene en el índice de términos pero no en el índice de palabras. Los artículos iniciales son siempre ignorados.

CDU

Seleccione CDU en el desplegable Tipo de campo para ordenar los campos de acuerdo con el sistema de Clasificación Decimal Universal, un sistema numérico internacional utilizado para clasificar y recuperar documentos.

Control de acceso

Seleccione Control de acceso en el desplegable Tipo de campo si quiere restringir el acceso a registros concretos.

El tipo de campo control de acceso le permite especificar la siguiente configuración de seguridad a nivel de registro para cada clase de registros que defina:

  • Acceso completo. Los usuarios tienen acceso completo a los registros. Los registros se pueden ver, editar, borrar, buscar, imprimir, importar y exportar.
  • Lectura. Los registros se pueden ver, buscar, imprimir y exportar. No se pueden editar, borrar o importar.
  • Oculto. Los registros no se pueden ver, son invisibles para los usuarios.

Para implementar la seguridad a nivel de registro configurará “clases de registros” añadiéndolos a una lista especial de validación en el campo tipo control de acceso. Una vez hecho esto puede clasificar los registros que ya contenga la base de datos alimentando el campo de control de acceso en dichos registros. También puede configurar una serie de contraseñas (De acceso a campos y/o ocultas) para asegurar los permisos adecuados para cada clase de registros.

Por ejemplo, una red con múltiples bibliotecas puede dar a cada biblioteca el acceso a la base de datos de catalogación pero restringir el acceso a registros concretos. Esto significa que puede permitir el acceso para ver todos los registros pero únicamente permitir a cada biblioteca modificar sus propios registros, no los de las otras bibliotecas.

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