3 ARCHIVOS

blog del Taller de Empleo Conservación y Archivo del Patrimonio Fotográfico

1. Crear una base de datos

Toda base de datos está constituida por registros, campos y entradas.

  • Registro. Lo que recupera cuando realiza una búsqueda. Cada registro representa un conjunto de información sobre algo, como una propuesta, una empresa o un producto. Por ejemplo, la base de datos del catálogo de una biblioteca contiene un registro para cada libro o recurso similar.
  • Campo. Contiene una categoría específica de información como el nombre del autor o la fecha de publicación. Como norma, incluya un campo para cada tipo de información que quiera poder manejar de forma individual (por ejemplo, ordenar, buscar o imprimir). Por ejemplo, si quiere poder buscar documentos por el título, incluya un campo llamado Título. Todo registro consta de campos.
  • Entradas. Son los elementos informativos que introduce en el campo. Una característica importante de DB/TextWorks es que cada campo puede tener una o múltiples entradas (también conocidas como campos repetibles). Por ejemplo, el campo Autor puede contener múltiples nombres, cada uno de los cuales es indizado y ordenado de forma separada. Cuando añade registros puede utilizar la tecla F7 para crear nuevas entradas en un campo. (La tecla Enter no es equivalente, simplemente crea un salto de línea en el texto.)

Crear una base de datos

Al crear una base de datos especifica su estructura añadiendo tantos campos como quiera (hasta un máximo de 250). Decide el nombre y el tipo de cada campo, así como el tipo de indización y si se aplicarán opciones de validación o especiales de archivo.

Para crear una base de datos completamente nueva

1. Escoja Archivo>Nueva base de datos para abrir la ventana de diálogo Especificar la nueva base de datos.

2. Escriba un nombre para la base de datos en el recuadro Nombre del archivo y navegue en el desplegable hasta la localización en la que desee guardarla. Pulse el botón Guardar al terminar.

3. En la ventana de diálogo Crear la estructura de la base de datos, seleccione la opción Definir nueva base de datos y pulse Aceptar.

Nota: No tiene por qué crear una base de datos completamente nueva. Puede diseñar una nueva base de datos basándose en otra. Para hacerlo, seleccione una de las otras opciones disponibles en la ventana de diálogo, según le convenga.

crear nueva base de datos

4. En la ventana de diálogo Editar campos, escriba un nombre en el recuadro Nombre del campo y pulse Añadir. Haga lo mismo con todos los campos que desee añadir. Los campos que añada aparecerán en la lista de nombres de campo.

5. Seleccione un campo de la lista de nombres de campo.

6. En la pestaña Tipo e indización especifique las opciones adecuadas en los grupos Información de tipo, Indización y Opciones especiales de archivo para cada campo.

editar la estructura de la base de datos

7. [Opcional] En la pestaña Validación, especifique las opciones adecuadas en los grupos Validación de entradas, Validación de contenido e Intervalo y máscara para el campo seleccionado.

editar campos

8. Dependiendo del tipo de campo seleccionado una de las siguientes pestañas puede aparecer en la ventana de diálogo Editar campos. Especifique las opciones que quiera, según convenga, y a continuación pulse el botón Cambiar.

Pestaña Opciones de texto. Para los campos de texto especifique si utilizará una lista de substitución y escriba las entradas que quiere en la lista.

Pestaña Definición de número automático. Para los campos de número automático especifique como aparecerán los números, incluyendo el incremento numérico y si se utilizarán los separadores de miles.

Pestaña Definición de fecha automática. Para los campos de fecha automática especifique cuando se actualizarán las fechas así como si deben aparecer la fecha y la hora y en que formato.

Pestaña Definición de Número calculado. Para los campos de Número calculado especifique la fórmula que quiere utilizar así como la presentación de los números calculados.

Pestaña Definición de Fecha calculada. Para los campos de fecha calculada especifique la fórmula así como la presentación de las fechas calculadas.

Pestaña Definición de enlaces. Para los campos de enlace especifique una base de datos secundaria y su campo asociado.

9. Repita los pasos 6-8 para cada campo en la lista de Nombres de campo. Puede especificar diferentes opciones para cada campo, según convenga.

10. Pulse Cerrar en la ventana de diálogo Editar campos para confirmar las opciones especificadas y volver a la ventana de diálogo Editar la estructura de la base de datos.

11. [Opcional] Escriba una descripción de la base de datos (por ejemplo, Control de los nombres de los usuarios de préstamo en la biblioteca) en el recuadro Descripción.

editar la estructura de la base de datos

12. [Opcional] En el grupo Opciones de la base de datos pulse los botones Contraseñas, Orden, Palabras vacías, Artículos iniciales, Archivo de eventos, Número de usuarios y (si tiene WebPublisher PRO y planea editar registros vía web) Mapeo de campos XML para especificar las opciones adecuadas para la base de datos.

13. Pulse Aceptar en la ventana de diálogo Editar la estructura de la base de datos. Se habrá creado la nueva base de datos y podrá empezar a añadir registros.

14. Se muestra un mensaje avisándole que la base de datos está vacía. Pulse Aceptar para abrir la ventana de Edición. (Esta ventana le permite añadir un nuevo registro a la base de datos.)

Crear una base de datos basándose en una ya existente

1. Escoja Archivo>Nueva base de datos para abrir la ventana de diálogo Especificar una nueva base de datos.

2. Escriba un nombre para la base de datos en el recuadro Nombre del archivo navegue en el desplegable Guardar en hasta la localización en la que desea guardarla. Pulse el botón Guardar al terminar.

3. En la ventana de diálogo Crear la estructura de la base de datos seleccione una de las siguientes opciones y a continuación pulse Aceptar.

Copiar una estructura existente de Inmagic CS/TextWorks. Se le pedirá que seleccione una base de datos existente, cuya estructura se copiará. (Los registros no se copian.)

Restaurar de copia de seguridad de una estructura. Utilice un archivo de copia de seguridad de una base de datos existente como base para una nueva base de datos.

crear nueva base de datos

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